С проблемой уничтожения архивов документов сталкиваются многие учреждения, так как часто необходимо за короткий срок уничтожать весьма значительное количество материалов с учетом сохранения их конфиденциальности. Существует два способа решения этой проблемы. Можно обратиться к услугам компании, специализирующейся на уничтожении документов и обладающей профессиональным оборудованием, с помощью которого за один день можно уничтожить тонны архивных материалов. Иной вариант – приобретение оборудования, позволяющее собственному доверенному персоналу самостоятельно уничтожать накопленные документы в удобных для Вас объемах и сроках. Как выбрать уничтожитель бумаг подходящей модели и какие характеристики наиболее важны при выборе шредера, полезно ознакомиться подробнее.

Как выбрать уничтожители бумаг

Как выбрать уничтожители бумаг

На вопрос о возникновении необходимости уничтожения документов множество ответов могут дать юристы, финансисты и бухгалтера. Основных способов уничтожения документов существует три: химический, термический и механический. Самым распространенный и доступный – механический способ. Главным его достоинством является простота. Отдельных помещений с наличием специальных систем вентиляции и средств пожарной безопасности, а также специально подготовленного персонала и спецодежды он не требует. Поэтому уничтожители документов (шредеры) в ряду офисного оборудования занимают важное место, и сейчас в банках, офисах и других учреждениях являются непременным атрибутом оснащения.

Первой (и, пожалуй, самой популярной) причиной приобретения шредера в офис можно назвать необходимость в поддержании порядка. От бумажного мусора проще всего избавляться, измельчая его в этом аппарате. Но шредер способен измельчать не только бумагу. Современным моделям под силу порезать на мелкие кусочки как пластиковые карты, так и компакт-диски. Второй причиной является необходимость избавления от различной секретной информации, которая на бумажных носителях не должна быть доступна для третьих лиц.

Модель шредера выбирается в зависимости от объема носителей информации, а также от количества человек нуждающихся в использовании уничтожителя документации. По сравнению с шредерами персональными, офисные уничтожители бумаг являются более скоростными. Ими обрабатываются за один раз стопки бумаги до двадцати листов. Помимо того, у них выше уровень секретности (3 или 4). Следует учитывать при выборе размеры офисного уничтожителя бумаг, так как существуют довольно габаритные модели, поэтому стоит заранее подумать о их размещении.

Уничтожители архивные – самые большие среди шредеров, для них выделяется отдельная комната. Как правило, их располагают вместе с МФУ. Уничтожители бумаг такого типа рассчитаны на интенсивную работу. Они способны за одну операцию одновременно разрезать 30-40 листов. К тому же производительность не уступает скорости, плюс сохраняется высокая секретность. Благодаря этому, такими машинами можно пользоваться неограниченному числу сотрудников. Один аппарат может обслуживать целые корпорации. Если Вам необходим уничтожитель для крупной компании, то наилучшим вариантом будет архивный аппарат.

Исходя из количества постоянных пользователей (то есть количества человек, регулярно использующих шредер), уничтожители бумаг разделяются на несколько типов:

  • персональные: их предназначение – периодическое использование одним-двумя пользователями (в сутки до 100 листов офисной бумаги, несколько загрузок, кратковременный режим работы);
  • для небольшого офиса: периодическое применение тремя-четырьмя пользователями (в сутки 100-300 листов офисной бумаги, при нескольких загрузках с кратковременным режимом работы);
  • для среднего офиса: регулярное использование коллективом, включающим до 20 человек (в сутки 300-1100 листов офисной бумаги, частые загрузки с повторным режимом работы);
  • для большого офиса: регулярное использование коллективом, включающим свыше 20 человек сотрудников (при частых загрузках несколько десятков тысяч листов в сутки).

 

Выбор уничтожителя бумаг в зависимости от типа нарезки бумаги

По способу нарезки шредеры разделяются на два типа: первый – выполняющие продольную (или параллельную) резку; второй – продольно-перекрестную резку бумаги. Уничтожителями с продольной резкой бумага нарезается на среднеширокие полоски. Максимально простая форма ножей, а также достаточно большая ширина нарезаемых полос, позволяет таким уничтожителям бумаг работать довольно быстро и в итоге обрабатывать несколько сотен листов бумаги в продолжение дня.

Шредеры с перекрестной резкой умеют резать и вдоль, и поперек, выдавая в результате очень мелкие кусочки. Особенно подходят такие модели для тех офисов, где ведется работа с документами повышенной секретности, ведь собрать исходный документ из них практически невозможно. К тому же некоторые уничтожители бумаг еще могут дополнительно скручивать кусочки бумаги, что на самом высоком уровне обеспечивает секретность.

Способ порезки при выборе модели шредера зависит от степени секретности информации. Полагаться на везение и при этом считать, что мошенники не сумеют собрать «пазл» из множества разрозненных фрагментов особо не стоит. Сегодня существует масса способов восстановления секретных документов различного типа, измельченных не особенно тщательно. К примеру, есть возможность отсканировать в отдельности каждый фрагмент, а потом с помощью специальной компьютерной программы собрать изображение по кусочкам. Вся процедура в итоге займет не больше часа, что вовсе не помешает получить доступ к финансовым документам или секретной переписке.

Степени секретности документов, предназначенных для уничтожения

Одним из основных предназначений уничтожителей бумаг можно назвать недопущение рассекречивания некоторых документов. Поэтому и подбирать уничтожители документов необходимо в зависимости от определенной степени секретности. Сегодня в продаже имеются уничтожители бумаг шести различных степеней секретности, причем с повышением степени секретности кусочки на выходе получаются мельче, значит, шредер может работать с более секретной документацией.

Степень первая: с минимальным уровнем секретности. Уничтожитель используется для деловой корреспонденции обычного типа, которая не содержит важных данных. Такие шредеры выполняют нарезку бумаги на полосы 10-12 мм шириной и около 2000 мм² площадью.

Степень вторая: уровень секретности – начальный. Для уничтожения документов служебного использования, включая переписку между служащими одной компании. Бумага нарезается на полоски площадью около 800 мм² и шириной около 6 мм.

Степень третья: для работы с конфиденциальными документами. Данные шредеры способны разрезать бумагу на полосы около 2 мм шириной, или сначала по ширине на 4 мм, а потом еще и поперек на отрезки по 60 мм длиной.

Степень четвертая: для работы с секретными документами. Бумага измельчается при этом на кусочки с размерами приблизительно 2 мм шириной и 15 мм длиной.

Степень пятая: для работы с документами абсолютно секретными. После измельчения каждый фрагмент бумаги имеет размеры не более 0,8х12 миллиметров. 

Степень шестая: измельчение документов высочайшего уровня секретности, при этом размеры каждого фрагмента бумаги в результате порезки бывают не выше 0,8х1 миллиметров.

Выбор шредера по характеристикам производительности

Как выбрать уничтожители бумаг

Исходя из необходимой производительности, выбирается уничтожитель бумаг с определенной мощностью двигателя. К тому же и скорость резки также напрямую зависит от мощности, что в результате определяет возможное количество работающих с аппаратом сотрудников и частоту его использования. 

При наличии в нескольких моделях одинаковой скорости будет лучшим выбрать модель с более мощным двигателем. Такой запас производительности оказывает непосредственное влияние как на скорость работы, так и на долговечность всего устройства в целом. Если же двигатель будет все время работать «на износ», то частых поломок не избежать.

Определенный запас мощности необходим и для тех случаев, когда в шредер попадают какие-либо посторонние предметы типа скрепок (что бывает весьма часто). Уничтожители бумаг, имеющие маленькую мощность двигателя, после перемалывания скрепок могут попросту выйти из строя, в противовес им более производительные устройства легко справляются даже с этой задачей. Однако уничтожитель для бумаг каким-нибудь необоснованным нагрузкам лучше не подвергать.

Дополнительные параметры выбора уничтожителей бумаг

Существуют мелочи, значимость которых в некоторых ситуациях бывает весьма важна. Среди них можно назвать уровень мобильности выбираемого шредера. Если вы планируете периодическую перестановку устройства с места на место, то из двух моделей с одинаковыми остальными характеристиками выбирайте обладающую меньшим весом (портативный шредер обычно самый легкий).

Еще одним дополнительным параметром выбора шредера можно назвать уровень шума. Хотя в спецификации устройства его указывают далеко не все производители. Если для работы в небольшом офисе необходима тишина, к тому же любая ошибка может вызвать серьезные последствия, лучше выбирать модель, которая во время измельчения создает меньше шума.

Иногда для пользователей весьма важны такие параметры, как ширина приемника для бумаг, а также объем контейнера, предназначенного для измельченных кусочков. Первый параметр напрямую влияет на возможный максимальный формат бумаги, которую способен измельчить шредер. Обычно большинство моделей работают с документами формата A4, тем не менее есть и измельчающие бумагу формата А3. Если же уничтожителю бумаги доступна только работа с форматом A4, а существует необходимость измельчения документа формата A3, то можно применить один из двух вариантов: большой лист разрезать на две части или просто согнуть его пополам. Объему контейнера внимание уделяется в последнюю очередь, так как практически все модели оснащаются им в прямой зависимости от производительности устройства. С повышением производительности более объемной бывает емкость.

Не помешает узнать при выборе модели уничтожителя бумаг, оснащен ли он какими-либо автоматическими предохранителями. Практически каждая модель обладает возможностью автоматической остановки резки в случае перегрева двигателя, имеет систему механической очистки ножей от попадающих в них посторонних предметов, а также клавишу экстренного отключения аппарата, тем не менее об этом лучше поинтересоваться заранее, чтобы при уничтожении какого-нибудь важного документа избежать неприятностей.

Правила ухода за шредерами

Уничтожитель бумаг обычно в специальном сервисном обслуживании не нуждается, но все-таки, при желании продлить срок эксплуатации устройства, необходимо его ножи подвергать периодической смазке (у ряда моделей на корпусе шредера есть специальная подставка для масла). В особенности это относится к устройствам, имеющим параллельно-поперечный тип нарезки. Такая процедура повторяется не чаще одного раза в две-три недели, в ином случае это чревато перегреванием устройства, регулярным сминанием в нем бумаги.

Производители и цены

Как выбрать уничтожители бумаг

В ряду наиболее известных производителей уничтожителей бумаги можно назвать компании Fellowes, ProfiOffice, Comix, Securio, Geha, Freline, Kobra, Intimus. Под брендом Freline выпускается масса недорогих моделей, стоимость которых начинается от $50. Производители ProfiOffice могут порадовать отличным соотношением цена/качество – до $1200. Что касается Kobra, то наиболее производительные уничтожители бумаг можно найти именно у них, хотя и самые дорогостоящие (стоимость их бывает даже несколько тысяч долларов США).

Какой уничтожитель бумаг самый лучший? Общего мнения нет даже среди специалистов. Сломаться может и самое дорогое устройство, если элементарные правила эксплуатации не соблюдаются. В малообъемные модели никогда не должны попадать документы со скрепками. Шредер могут повредить и металлические скобки. Вдобавок на исправность влияет и соотношение задач, заявленных и выполняемых. Определившись с самыми важными параметрами и учтя некоторые мелочи, можно сориентироваться, как выбрать уничтожитель бумаг по-настоящему качественный, а главное – нужный. Важно при выборе модели продумать, как будет использоваться оборудование. Шредерам настольным не под силу будет переработка высоченной стопки документов. А маленькой фирме здоровенная установка абсолютно не нужна, так как она будет не загружена большую часть времени. Выбирая уничтожитель, обязательно уделите внимание характеристикам его скорости, секретности, вместимости.

дата публикации: 27.08.2014